Выставление счетов.
В ASGL предусмотрена система автоматического выставления счетов партнерам. Для этого пользователь должен ввести карточку договора (с дебиторами - "+"). У пользователя с конкретным партнером может быть много договоров.
Для автоматического выставления счетов в системных настройках должны быть указаны следующие реквизиты:
В оглавлении классификаторов для
классификатора партнеров может быть задействован связанный
классификатор 1 или 2, как классификатор договоров (скорее для
наглядности). В классификаторе договоров надо в качестве
дополнительного классификатора , как правило 2, должен быть указан
классификатор партнеров (кому выставлять счет). В качестве
дополнительного классификатора 1, как правило указывается план
счетов и проставляется конкретный счет реализации или
классификатор статей доходов.
Документ выставления счетов не должен содержать
альтернативных вариантов, поскольку все возможные модификации
можно занести в карточки партнера и договора.
Общая дата выставления счетов указывается в Системных
настройках - Реализация. Если дата не указана то
прадполагается 01.
Счета можно выставлять за 2 дней до указанной даты и по прошествию
6 дней после указанной дата, в противном случае, система только
подбирает выставленные в текущем месяце счета.
Пользователь имеет возможность проставлять в конкретных карточках
даты выставления счета отличные от общей даты. В этом случае
конкратные счета будут выставляться в конкретные даты. При запуске
программы выставления счета с конкретной датой
Кроме того существует система Арендатор с помощью которой
конкретный арендатор может вводить в конкретные счет показатели
счетчиков просматривать выставленные счета, просматривать
задолжности. Система Арендатор позволяет вводить данные только с
общей датой выписки. Ввод и коррекция данных позволяется эа
2 дня до и после двух дней от общей даты выписки. При этом дата в
карточке не должна присутствовать. Данные подготовлены с помощью
системы Арендатор имеют статус отложенных. Если
бухгалтер переводит счет из отложенных в балансовые у пользователя
системы Арендатор пропадает возможность коррекции.
Дважды кликая или нажимая левую клавишу Ctrl или клавишу "ОК" на колонке "Код договора" пользователь может просмотреть карточку договора. Соответственно двойной клик или нажатие нажатие левой клавиши Ctrl, или клавиши "ОК" на колонке "Код партнера" вызовет на экран карточку партнера. Аналогичные действия на других полях приводят к выводу на экран соответствующего документа, который пользователь может корректировать.
Печать документов. Происходит при клике по иконе "PRINT". При этом если в списке нет отмеченных для распечатки документов, то печатается просто список выставленных счетов. Если есть отмеченные для печати договора, то происходит следующее:
Пользователь имеет возможность заменить для конкретного партнера и договора следующие данные в документе выставления счета:
Пользователь имеет возможность задать дополнительную аналитику для всех конкретных договоров (например - виды работ). Для этого для классификатора договоров в качестве одной из дополнительных аналитик надо задать соответствующий номер аналитики, а карточке договора соответствующий код.
В классификаторе договоров можно создавать группы договоров (например группа объединяющая договора со всеми квартиросъемщиками конкретного дома). Для договоров объединенных в группу в системе предусмотрены дополнительные возможности. Так каждый такой договор может делиться по статьям доходов. Например: у нас заключен договор с жильцом конкретного дома. Договор разбит по статьям примерно следующим образом:
В этом случае функция при выставлении счетов запросит у Вас
недостающую информацию, а именно сколько кубометров воды было
потреблено за период по каждому конкретному счетчику и только
после ввода требуемых данных выставит соответствующий счет. Для
успешной работы такой схемы требуется на счете реализация
задействовать аналитику - статьи доходов (можно - виды продукции,
где есть количество).
Для каждой группы договоров можно задействовать свой номер
описателя документа (группа и номер документа в группе),
Кроме того можно в карточке группы ввести типовой договор для
данной группы, который будет автоматически копироваться в каждую
новую карточку группы, где его можно откорректировать.
В этом случае в классификаторе договоров, качестве одной из
дополнительных аналитик должна быть задействована аналитика
- статьи доходов (виды продукции).
Специально для таких договоров разработаны две функции которые
можно включить в описатель документа, и которые, как мы надеемся,
смогут существенно облегчить жизнь пользователям:
Учтите, что в документе выставления счетов допустимы следующие группы аналитического учета:
Система может вести автоматический учет показаний
счетчиков. Для этого на соответствующие счета (кредитовые на
которых учитываются показания соответствующих счетчиков - 6ххх)
надо добавить аналитику - счетчики с типом классификатор - Учет
без проверки, размер кода - 20, тип кода S и с установленным
признеком КСУ. Вносить начальные показания счетчиков и
корректировать их показания можно в Начальных остатках по
соответствующему коду (учтите что показания счетчиков заносятся в
количество со знаком - (минус). Показания счкичиков можно
просмотреть в инвентарной или оборотной ведости. По конкретному
арендатору - в функции Взаимная корреспонденция.
Кроме того нами разработанна система АРЕНДАТОР
которая позволяет арендаторам вводить показания счкичиков,
просматривать выставленные счета - быть постоянно в курсе арендных
платежей.
Для облегчения работы по переходу на учет по счетчикам нами
разработанна функция - Загрузка номеров счетчиков - Утилиты -
база данных. Система Арендатор работает только с
договорами не указана дата выставления счета (в ситеме покаждому
партнеру может существать только одна карточка договора с
незаданой датой выставления счета).