Dokumentu aprakstītāju rediģēšana.

    ASGL atšķirīgā īpatnība ir tas, ka tā strādā ar dokumentiem, kuru struktūrai ir jābūt iepriekš aprakstītai sistēmā, līdz ar to tiek sasniegti sekojošie mērķi:

• Datu ievada kļūdu varbūtība.
• Visi esošie sistēmā kontējumi atbilst uzņēmumā apstiprinātai grāmatvedības metodikai.
• Pilnībā tiek veikta iekšējā audita sistēma.
• Datu ievadam nav nepieciešams darbinieks ar speciālo (grāmatveža) izglītību.

    Toties dokumentu aprakstītāju izveidošanai un koriģēšanai ir nepieciešams labs grāmatvedis.

    Dokumentu grupas.

    Sistēmā visi dokumenti tiek sadalīti grupās. Katrā dokumentu grupā ir sava numurācija, tai var būt piešķirtas savas piekļūšanas sankcijas, izdrukājas konkrētas grupas dokumentu saraksts. Sistēma lietotājam tiek piegādāta ar standartveida noregulēšanu, kurā ir iekļautas standarta dokumentu grupas ar dokumentu aprakstītājiem. Paskaidrosim, ko nozīmē mūsu sistēmas standartveida noregulēšana:

    Kases operācijām ir iedarbinātas divas dokumentu grupas: kases ieņēmumu un kases izdevumu dokumenti. Tas tiek tā organizēts, jo pēc likuma ir noteikts, ka kases ieņēmumu un izdevumu dokumentiem ir jābūt katram savai, t.i. gan ieņēmumu, gan izdevumu dokumentiem, atsevišķai numurācijai.
    Toties bankas dokumentiem tiek noteikta tikai viena grupa, jo likumā noteiktā kārtībā bankas dokumentiem, gan ieņēmumu, gan izdevumu ir jābūt hronoloģiska vienlaidu numerācija. Lietotāja ērtībai mēs bankas ieņēmumu dokumentus (t.i. to aprakstītājus) numurējam diapazonā no 1 līdz 499, bet izdevumu - diapazonā no 500 līdz 999.

    Kopumā sistēmā var iedarbināt līdz 256 dokumentu grupām, katra grupa var ietvert līdz 999 dokumentu aprakstītājiem. Trīs grupas sistēmā ir rezervētas:

• 0     - grāmatvedības izziņas
• 254 - plāna rādītāji
• 255 - pakešu režīma kontējumi.

    Pie ieejas dokumentu rediģēšanas funkcijā uz ekrāna tiek izvadīts dokumentu grupu saraksts ar piekļūšanas sankciju katrai grupai un lauku - Izd.d.Nr., kurš ir rezervēts turpmākiem paplašinājumiem.

    Dokumenti.

    Katrā dokumentu grupā atrodas konkrētai grupai dokumentu aprakstītāji. Katram dokumenta aprakstītājam uz ekrāna tiek izvadīti sekojošie lauki:

• Dokumenta aprakstītāja numurs (var būt piešķirts jebkurā Jums ērtā kārtībā).
• Dokumenta nosaukums - šī lauka saturs tiks iekļauts laukā - pamatojums pie konkrēta dokumenta ievadīšanas.
• Drukas formas numurs, t.i. konkrēta drukas forma tiks izdrukāta jebkuram sistēmā ievadītam dokumentam pēc attiecīgā apraksta:
  • 0  - grāmatvedības izziņa
  • 1  - kases ieņēmumu orderis
  • 2  - kases izdevumu orderis
  • 5  - maksājuma uzdevums
  • 6  - budžeta maksājuma uzdevums
  • 9  - avansa norēķins
  • 10 - альтернативная товарно-транспортная накладная
  • 11 - faktūrrēķins (invoice)
  • 12 - pavadzīme
  • 13 - iekšējā pavadzīme
  • 14 - ienākošā pavadzīme
  • 15 - norakstīšanas akts
  • 16 - salīdzināšanas saraksts
  • 17 - рабочий лист внутр
  • 18 - спецификация
    
  • 21 - акт приема ОФ.
  • 22 - акт списания ОФ
  • 25 - возврат реализации
  • 26 - возврат товара поставщику
• Pazīme konkrētā dokumentā izejošā dokumenta datumam, tiek izmantota norēķinos ar piegādātājiem, konkrēti ir iedarbināta atskaitē par PVN.
• Pazīme apmaksas datuma ievadīšanai tiek izmantota pie rēķinu izstādīšanas, kā arī tiek izmantota pircēju parādu funkcijā.

    Kontējumi. (izņemot pakešu režīma kontējumus).

    Pie dokumenta aprakstītāja atvēršanas uz ekrāna tiek izvadīts dokumentu kontējumu saraksts (katrā dokumentā var būt ieklauti līdz 999 kontējumiem) ar sekojošiem rekvizītiem:

• Kontējuma numurs (no 1 līdz 999).
• Alternatīvas numurs (no 1 līdz 255). Jebkuram kontējumam var būt alternatīvie varianti, t.i. pie dokumenta ievadīšanas var kaut-kādā mērā modificēt bilances kontus kontējumā (uz ekrāna tiek izvadīts alternetīvo kontējumu saraksts un lietotājam no tā ir jāizvēlās konkrēti vajadzīgais). Kā tipisku piemēru var minēt sekojošo: pieņemsim, ka lietotājam ir divi norēķinu konti dažādās bankās, kuros var ienākt nauda no pircējiem. Šajā gadījumā dokumenta nosaukums būs "naudas saņemšana no pircējiem" un tajā būs divi kontējumi ar numuru 1 un alternatīviem numuriem 1 un 2. Pirma alternatīvā kontējuma nosaukums būs - naudas saņemšana bankā 1, bet otrā - naudas saņemšana bankā 2. Attiecīgi, šajos kontējumos debetā būs ievietoti dažādi banku kontiem atbilstošie pēc Kontu plāna bilances konti. Protams, ka doto piemēru var realizēt tikai veicot divus atsevišķus naudas saņēmšanas kontējumus pa katru banku.
  Konkrētā dokumentā var būt tikai viens alternatīvā kontējuma variants.
• Kontējuma nosaukums. Tie faktiski ir domātie lietotājam komentāri pie konkrēta dokumenta ievadīšanas. Šie dati parādās tikai dokumenta ievadīšanas procesa laikā un neko būtiski neietekmē.
• % no kontējuma (no -100 līdz +100). Lietotājam ir iespēja pārnest datus no viena kontējuma citā. Šim nolūkam konkrētā kontējumā tiek nozīmēts iepriekšējā kontējuma numurs, no kura ir jāpaņem dati un % - kurš nosaka cik paņemt (negatīvs procents norāda, ka vajag atņemt). Paskaidrosim to uz piemēra: Pieņemsim ka mēs rakstam kontējumu - rēķina izstādīšana pircējam - debets 2310, kredīts 6110. Kā otro alternatīvo kontējumu dokumentā mēs nozīmējam PVN aprēķina kontējumu, t.i. debets 2310, kredīts 5721. Pirmo PVN aprēķina alternatīvo kontējumu mēs uzrakstīsim gadījumam, kad realizācijas cena ir uzrādīta bez PVN = + 18%, bet otro, - kad cena ir uzrādīta ar PVN = -18%. 
• No kontējuma. Tiek uzrādīts viena no iepriekšējo kontējumu numurs, no kura ir jāņem dati.

    Bilances konti.

    Pie konkrēta kontējuma atvēršanas mēs redzam uz ekrāna tā bilances kontus, procentus, funkcijas.

• Debets - šai ailē tiek nozīmēti debeta konti.
• Kredīts - šai ailē tiek nozīmēti kredīta konti. Var būt nozīmēts vairāk par vienu kontu vai debetā vai kredītā.
• % šeit tiek nozīmēti procenti 2 un 3 kontiem no kopējās kontējuma summas. Negatīvs procents nozīmē, ka rezultējošo summu vajag atņemt no izejošās summas, bet pozitīvs - ka vienkārši aprēķināt.
• Funkcija (tabula). Šai ailē tiek nozīmētas konkrētas funkcijas ievadāmo datu papildapstrādei vai augšējai rindai var būt nozīmēta ladalījuma tabula, - bet tas ir tikai daudzējādiem kontējumiem.
• Skaitliskās uzskaites pazīme. Parasti sistēma to ierīko pati, bet reizēm rodas nepieciešamība izkoriģēt, piemēram valūtu kursa starpības aprēķina kontējumiem ir korektāk ir piespiedkārtā nozīmēt - none, kaut ja nenozīmēsiet arī nostrādās pareizi.
• Daudzējādā kontējuma analītika 1. Sistēmā ir paredzēti daudzējādie kontējumi. Paskaidrosim to uz piemēra: Pieņemsim, ka mums ir materiālu saņemšana no piegādātāja, debets 2110, kredīts 5310. Toties mums ir nepieciešams saņemtos materiālus iegrāmatot ne tikai visus summāri, bet arī nomenklatūras griezumā. Šim nolūkam kontu plānā kontā 2110 mums nepieciešams nozīmēt analītisko grupu preces (materiāli), bet konkrētā dokumenta aprakstītājā kā daudzējādā kontējuma analītiku 1 jāuzrāda analītiskās grupas materiāli numurs, kā rezultātā pie materiālu iegādes dokumenta ievadīšanas uz ekrāna parādīsise logs, kurā būs iespēja ievadīt materiālus nomenklatūras griezumā, t.i. materiāla nosaukums, daudzums, cena vai summa.
  Kopā vienā daudzējādā kontējumā ir iespēja ievadīt līdz 32000 dažādiem analītikas kodiem.
• Daudzējādā kontējuma analītika 2. Piemēram: Jums ir jāiegrāmato materiālu saņemšana no piegādātāja, bet dažādās mūsu noliktavās. Šajā dadījumā daudzējādā kontējuma analītika 1 būs materiāli, bet daudzējādā kontējuma analītika 2 būs apakšnodaļas.

    Funkcijas.

    Sistēmā ir paredzēta vesela iekšējo funkciju virkne, kuras dod iespēju ievadāmo datu modoficēšanai. Funkcijas dokumentu aprakstītājos ir jānozīmē pie konkrētu bilances kontu ievadīšanas. Augšējā funkcija parasti tiek attiecināta visam kontējumam kopumā, bet divas apakšējās - pakļautiem kontējumiem.
    No sākuma nosauksim funkcijas, kuras ievieto konkrētus datus analītikas grupās:

• ISN    - funkcija ievieto kā analītiskās grupas kodu (bez pārbaudes) dokumenta izejošo numuru.
• NUM - funkcija ievieto kā analītiskās grupas kodu (bez pārbaudes) dokumenta kārtas numuru.
• DAT   - funkcija ievieto kā analītiskās grupas kodu (bez pārbaudes ar kodu - datums) dokumenta ievadīšanas datumu.

Dotās funkcijas ietekmē visu dokumentu un var būt nozīmētas jebkurā dokumenta aprakstītāja vietā.

    Funkcijas datu pārnešanai starp kontējumiem:

• ONE  - paņemt datus (noteiktā procenta apmērā) no pirmā dokumenta kontējuma.
• TWO  - paņemt datus (noteiktā procenta apmērā) no otrā dokumenta kontējuma.
• TWN  - paņemt datus (noteiktā procenta apmērā) no otrā dokumenta kontējuma (maina datu zīmi uz pretējo).
• THR   - paņemt datus (noteiktā procenta apmērā) no trešā dokumenta kontējuma.
• THN   - paņemt datus (noteiktā procenta apmērā) no trešā dokumenta kontējuma (maina datu zīmi uz pretējo).

Dotās funkcijas ir ļoti lietderīgas pie datu pārnešanas starp kontējumiem un šajā gadījumā tās ir jāuzrāda pie augšējā kontējuma konta nozīmēšanas. Piemēram, mums ir realizācijas kontējums ar numuru 1 un ievadīto summu 118,00

ja mēs vēlamies pārnest nākamā kontējumā visu summu, mēs neuzrādam nekādu funkciju. Piemēram, mums uzreiz iemaksāja pilnu summas apmēru bankas kontā:

Ja mums apmaksāja tikai preces summu 100,00  

Ja mums apmaksāja tikai PVN summu 18,00  

    Matemātisko aprēķinu funkcijas. Dotās funkcijas tiek izmantotas konkrētiem kontējumiem.

• MIN - atšķirībā no negatīvā procenta, atņem no izejošās summas pozitīvo procentu.
• NUL - nullificē pārnestos kontējumā datus.
• NUR - обнуляет сумму если партнер резидент
• NUN - обнуляет сумму если партнер не резидент
• NUE - обнуляет сумму если партнер резидент ЕS
• NEG - maina datu zīmi uz pretējo
• REP - выполнять многоератно

Paskaidrošu starpību starp funkciju MIN un negatīvo procentu. Pieņemsim, ka ievadāmā summa ir 100,00

    Bilances kontu nomaiņas funkcijas.

• CHD - nomaina debeta kontu
• CHC - nomaina kredīta kontu.

Šīs funkcijas strādā pie noteiktiem nosacījumiem, tas nozīmē ka konkrētā kontējumā ir noteikta analītika, kurai kā pirmais saistītais klasifikātors ir nozīmēts Kontu plāns. Paskaidrosim to uz piemēra: Pieņemsim, ka mēs saņemam naudu kontā un uzreiz norakstām izdevumos, bet izdevumu konti var būt dažādi, bet kontā - bankas konts ir nozīmēta analītika - izdevumu tāmes un kā saistītais klasifikātors 1 analītikai - izdevumu tāmesir nozīmēts Kontu plāns un katrai izdevumu tāmei ir noteikts savs norakstīšanas konts. Noformējam dokumentu ar diviem kontējumiem:

Konts 7170 (samaksa par darbiem un pakalp. no ārien.) tiks nomainīts uz nozīmēto attiecīgās izdevumu tāmēs kontu, bet tikai gadījumā ja analītiskās grupas izdevumu kontiem sakrīt vai izvēlētā izdevumu konta visas analītiskās grupas ir kontā 7170. Secinājums - kontējumā jāuzrāda izdevumu konts, kura analītikas maksimāli pārsedz pārējo izdevumu kontu analītikas. Ja izvēlētā konta analītikas nepārsedz bāzes konta analītikas vai izvēlētajam izdevumu kodam nav bilances konta, tādā gadījumā norakstīšana notiks uz bāzes kontu.

    Bilances kontu saldo atlases funkcijas.
Dotās funkcijas ir ērti ievietot nodokļu apmaksas un tiem līdzīgos dokumentos

• SDL - atlasa debeta konta saldo uz dokumenta izrakstīšanas datumu
  
• SDN - atlasa debeta konta saldo uz dokumenta izrakstīšanas datumu ar pretēju zīmi
  
• SCL - atlasa kredīta konta saldo uz dokumenta izrakstīšanas datumu
  
• SCN - atlasa kredīta konta saldo uz dokumenta izrakstīšanas datumu ar pretēju zīmi
  
• SD1 - atlasa debeta konta saldo uz dokumenta izrakstīšanas 1 (pirmo) mēneša datumu 
• SC1 - atlasa kredīta konta saldo uz dokumenta izrakstīšanas 1 (pirmo) mēneša datumu 

    Aprēķina funkcijas.

• CCD - valūtas kursa starpības aprēķina funkcija. Aprēķina valūtas kursa starpību gan no valūtas pirkšanas-pārdošanas, gan no valūtas kura svārstības, jo atkarībā no valūtas kursa pazemināšanās-paaugstināšanās ir jāmaina bilances konti.
• VAT -  aprēķina PVN, PVN procentu materiāliem un precēm, nepieciešamības gadījumos maina bilances kontus. Aprēķina pamatam kalpo dati no partneru kartiņām:
  • partnera valsts kods
  • nodokļu maksātāja kods
• VAT funkciju var izmantot pie datu pārnešanas no viena kontējuma citā, turklāt no izejošā kontējuma tiks paņemtas tikai tās summas, pie kurām nestāv funkcijas VAT vai VAN 
• VAN - negatīva PVN nozīme
• V12   - ņem datus (noteiktā procentā) no pirmā un otrā kontējuma uzdotā kombinētā kontējuma un tālāk strādā ar iegūto summu kā funkcija - VAT
• VA+  -  aprēķina un ieraksta dokumentā starpību starp aprēķināto PVN pēc kases aparāta metodes (no katras preces atsevišķi, un PVN no kopējās preču summas (-%  НДС)
• VA-   - рассчитывает и записывает в документ разницу между рассчитанным программой НДС и НДС рассчитанному кассовым аппаратом.
• RL0 - preces realizācija pa pašizmaksas cenu
• RL1 - preces realizācija pa cenu 1   
• RL2 - preces realizācija pa cenu 2
• RL3 - preces realizācija pa pašizmaksas cenu + tirdzniecības uzcenojums (kerš ir noteikts konkrētai preču grupai)
  
• RLA - preces realizācija pa cenu 1  + PVN
• RL-  - preces realizācija pa cenu 1   - PVN
• RLB - preces realizācija pa cenu 2  + PVN
  Visas realizācijas funkcijas maina realizācijas kontu saskaņā ar nozīmēto konkrētā preces grupā realizācijas kontu, maina PVN procentu saskaņā ar nozīmēto konkrētā preces grupā.
• OFF - norakstīšanas funkcija materiāliem, precēm, mazvērtīgam inventāram, pamatlīdzekļiem, nemateriāliem ieguldījumiem. Nepieciešamības gadījumos maina attiecīgos bilances kontus.
• OFN - norakstīšanas funkcija materiāliem, precēm, mazvērtīgam inventāram, pamatlīdzekļiem, nemateriāliem ieguldījumiem. Без изменения дебетового счета.
  
• MAR - tirdzniecības uzcenojums, bet atšķirībā no funkcijas "RL3" lietotājs atklāti nosaka tirdzniecības uzcenojuma kontu pirmā papildkontējumā un var atklāti noteikt vajadzīgo procentu. Ja dokumenta aprakstītājā procents nav uzdots, tad tiek izvēlēts tirdzniecības uzcenojuma procents attiecīgai preču grupai no preču klasifikātora. Funkcija MAR ASGL lietotājiem uz ekrāna izvada tirdzniecības uzcenojuma procentu un dod iesp€ēju to koriģēt.
• BON - atlaides BONUS izvēles un apstrādes funkcija. Процент скидки задается в карточке товара, либо для ASMT непосредственно при вводе документа.
• JOB  - Если конкретная строка не РАБОТА то процент указанный в проводке обнуляется.
• JON -  Если конкретная строка не ТОВАР то процент указанный в проводке обнуляется.

ASGL ir paredzēta preču norakstīšana uz realizācijas brīdi, bet tikai daudzējādiem kontējumiem ar daudzējādu analītiku - preces (materiāli). Tas notiek ar divi saistīto kontējumu palīdzību:

Kontējums 1 - realizācija

Kontējums 2 - norakstīšana

Pie pasūtījuma formēšanas norakstīšana nenotiek, bet pie pasūtījuma realizācijas notiek norakstīšana.

    Datu pārnešanas starp daudzējādiem kontējumiem funkcijas.

Ja Jums ir divi daudzējādi kontējumi ar vienādām analītikām, tad ir iespēja pārnest datus no pirmā kontējuma nākošā kontējumā. Šajā gadījumā ja nav uzdotas nekādas funkcijas, tad otram kontējumam tiek izveidota fiktīva sadalījuma tabula, kurā analītiku koeficienti atbilst ievadītajām pirmā kontējumā summām, ja ir uzdots 100% no 1 kontējuma, tad tiek pārnesta visa summa, ja ir uzdots 0%, tad summas ir jāievada manuāli. Dotā gadījumā bilances konti nekur netiek mainīti.

• TBD - Debeta konta nomaiņas funkcija. Šaijā gadījumā otrajā kontējumā tiek nomainīti debeta konti uz analoģieskiem kontiem no pirmā kontējuma. Paskaidrosim to uz piemēra:

  Pieņemsim, ka mēs saņēmām preces, pieņēmām tās noliktavā, bet mums preces pašizmaksai ir jāpievieno transporta izdevumi.

  Debets	Kredīts	%	Funkcija	Summa
  2130	5310		RL0,RL1,RL2,RL3
  5721		-18.00	VAT

  
  

  Debets	Kredīts	%	Funkcija	Summa
  2130	7170	0% no 1 kontējuma	TBD

  Dotajā gadījumā mums tiks pārnests debeta konts no pirmā kontējuma otrajā ar visām analītikām, summa būs jāievada manuāli, jo 0% no pirmā kontējuma, bet sadalīsies tā proporcionāli ievadītām pirmā kontējuma preču summām.

• TBC  - Kredīta konta nomaiņas funkcija. Darbojās analoģiski TBD, tika kredītā. 

Funkcijas darbam ar daudzumu. Ir izstrādātas automātiskai rēķinu izstādīšanai, bet var izmantoties jebkuros kontējumos.

• WK7 - funkcija aprēķina noteikto nedēļas dienu skaitu mēnesī. Piemēram:
  • WK1 - aprēķina pirmdienu skaitu mēnesī
  • WK2 - aprēķina otrdienu skaitu mēnesī
  • .......
  • WK7 - aprēķina svētdienu skaitu mēnesī
• DAY - funkcija aprēķina dienu skaitu mēnesī

    Pakešu režīma kontējumi.

Pie 255 grupas atvēršanas uz ekrāna tiek izvadits pakešu režīma kontējumu saraksts ar sekojošiem rekvizītiem:

• Kontējuma numurs (no 1 līdz 999).
• Konta kods - debets.
• Konta kods - kredīts.
• % no avota konta summas.
• D/kr - avota konta saldo tips.
• Avota konta kods.
• Funkcija (tabula). Te var veikt dažādus variantus: piemēram clēgt kontu 7111 - materiālu norakstīšana uz konkrētiem produkcijas veidiem, pieņemsim - uz kontu 9111 - materiālu norakstīšana pa produkcijas veidiem (dotam konta ir jābūt analītikai - produkcijas veidi). Pēc tam kontu 9111 izmantot kā tabulu un ar tā palīdzību noslēgt netiešo izdevumu kontus, tādā veidā mēs saņemsim pilnu pašražotās produkcijas pašizmaksu.
• Pazīme izveidoto kontējumu iekļaušanai apgrozījumu sarakstos.
  • +   neiekļaut
  • -  iekļaut

  Parasti kontējumi netiek iekļauti, bet dažreiz rodas nepieciešamība daļas pakešu kontējumu datu iekļaušanai apgrozījumu sarakstos, tad jānozīmē "-".

• Kontējuma nosaukums - piezīmes (komentāri).

Visbiežāka pakešu režīma kontējumu izmantošana ir operāciju kontu slēgšana uz atskaites perioda beigām. Ļoti lietderīgi ir izmantot dotos kontējumus pašražotās produkcijas pašizmaksas aprēķinam.

Previous