Rēķinu izstādīšana.

    ASGL ir paredzēta automātiska rēķinu izstādīšanas sistēma partneriem. Lietotājam ir jāievada līguma kartīte (ar debitoriem - "+"). Lietotājam ar partneri var būt daudz līgumu. 

 Automātiskai rēķinu izstādīšanai sistēmas ietādījumos vajag nozīmēt sekojošus rekvizītus:

• Grupas numurs - norēķini ar debitoriem;
• Rēķinu izstādīšanas dokumenta numurs;
• Rēķinu izstādīšanas datums (ja nav nozīmēts - 01).

   Klasifikātoru sarakstā partneru klasifikātoram ir jānozīmē saistītais klasifikātors 1 vai 2, kā līgumu klasifikātors (iespēja labākai pārskatamībai). Līgumu klasifikātorā papildklasifikātora 2 veidā parasti tiek uzrādīts partneru klasifikātors (kam izstādīt rēķinus). Papildklasifikātora 1 veidā parasti tiek uzrādīts kontu plāns un tiek norādīts konkrēts realizācijas konts vai ieņēmumu posteņu klasifikātors.  
  Rēķinu izstādīšanas dokumentam nedrīkst būt alternatīvu variantu, jo visas iespējamās modifikācijas var uzrādīt partnera un līguma kartiņās.

  Automātiski rēķinus var izstādīt 5 dienu laika posmā pirms un pēc noteiktā datuma, pretējā gadījumā sistēma atlasīs tikai tekošā mēnesī izstādītos rēķinus. Šai gadījumā lietotājam ir iespēja nomainīt rēķina izstādīšanas datumu (ne pie kādām katastrofiskām sekām tas nenovedīš, jo sistēma pārbauda , vai jau ir izstādīts konkrēts rēķins konkrētā atskaites periodā). 

Kad visi lietotājam nepieciešamie rekvizīti ir uzrādīti, Jūs pārejiet uz otru ekrānu, kurš atspoguļo visu automatiski iekļaujamo līgumu sarakstu par tekošo periodu. Uz dotā ekrāna uzrādās:

• Partnera kods;
• Partnera nosaukums;
• Līguma kods;
• Līguma nosaukums;
• Summa;
• Rēķinu drukas pazīme (dotā pazīme tiek noteikta automātiski pie rēķina izstādīšanas); 

Izpildot dubultklikšķi vai piespiežot kreiso klaviatūras taustiņu Ctrl vai taustiņu "ОК" uz ailes "Līguma kods"  lietotājs var pārlūkot līguma kartīti.   Izpildot dubultklikšķi vai piespiežot kreiso klaviatūras taustiņu Ctrl vai taustiņu "ОК" uz ailes "Partnera kods" uz ekrāna tiks izvadīta partnera kartīte. Analoģiskās darbības uz citām ailēm izraisīs attiecīgā dokumenta izvadīšanu uz ekrāna, kuru lietotājam ir iespēja koriģēt.

Dokumentu druka. Notiek ja uzklikšķināt uz ikonas "PRINT". Gadījumā, ja sarakstā nav atzīmēto ar ķeksīti izdrukāšanai dokumentu, tiek izdrukāts izstādīto rēķinu saraksts.  Ja sarakstā ir atzīmēti ar ķeksīti izdrukāšanai dokumenti, tad notiek sekojošais:

• Pirmatnēji izstādītiem rēķiniem
  • Ja partnera kartītē ir uzdota E-mail adrese, tad attiecīgais rēķins tiek nosūtīts partneram caur elektonisko pastu, kā arī izdrukājas uz printera;
  • Ja partnera kartītē nav uzdota E-mail adrese, rēķins tiek izdrukāts. 
• Agrāk izstādītie rēķini tiek izdrukāti, ja tie ir atzīmēti.

Lietotājam ir iespēja konkrētam partnerim un līgumam rēķina izstādīšanas dokumentā nomainīt sekojošos datus:

• kontu norēķini ar debitoriem uz jebkuru subkontu kontrolkonta - norēķini ar debitoriem. Priekš tam partneru klasifikātorā pirmā papildanalītika ir jānozīmē - kontu plāns, un konkrētā patnera kartītē ir jāuzrāda vajadzīgo subkontu - norēķini ar debitoriem;
• realizācijas kontu uz jebkuru subkontu kontrolkonta - realizācija. Priekš tam līgumu klasifikātorā pirmā papildanalītika ir jānozīmē - kontu plāns, un konkrētā līguma kartītē ir jāuzrāda vajadzīgo subkontu - realizācija;
• PVN procents - dokumentā tiek ievietots uzrādītais līguma kartītē PVN %;
• valūta, kurā tiek izstādīts rēķins - nozīmējas līguma kartītē.

Lietotājam ir iespēja nozīmēt papildanalītiku visiem konkrētiem līgumiem (piemēram: pakalpojumu veidi, darbu veidi). Priekš tam līgumu klasifikātorā ka vienu no papildanalītikām ir jāuzdod attiecīgu analītikas numuru, bet līguma kartītē - attiecīgu kodu.

Līgumu klasifikātorā var izveidot līgumu grupas (piemēram: Līguma grupa, kas apvieno visus konkrētas mājas īrnieku līgumus). Līgumiem, kas ir apvienoti grupā sistēmā ir paredzētas papildiespējas. Tādi līgumi katrs var būt sadalīts pa ieņemumu posteņiem. Piemēram: Jums ir noslēgts līgums ar konkrētas mājas īrnieku, tas tiek sekojoši sadalīts pa posteņiem:

• Īres maksa mēnesī                                   - 20.00
• Maksa par ūdeni skaitītājs Nr.XXXXXX - 0.5 par kub.metru 
• Maksa par ūdeni skaitītājs Nr.YYYYYY - 0.5 par kub.metru
• Mājas apsaimniekošanas maksa               - 10.00

Dotajā gadījumā funkcija pie rēķinu izstādīšanas pieprasīs no Jums nepietiekošo informāciju, t.i. cik pēc katra konkrēta skaitītāja rādījumiem tika patērēts kub.metru ūdens un tikai pēc nepieciešamo datu ievadīšanas tiks izstādīts attiecīgs rēķins. Veiksmīgai tādas shēmas darbībai ir nepieciešams realizācijas kontā noteikt analītiku ieņemumu posteņi (var būt produkcijas veidi, kur ir daudzums).
Katrā līgumu grupā var būt noteikts savs dokumenta aprakstītājs (grupa un dokumenta numurs grupā). Turklāt līgumu grupas kartītē var ievadīt tipveida līgumu dotai grupai, kurš automātiski kopēsies jaunievadītā grupas kartītē, kurā to varēs izkoriģēt.
Dotajā gadījumā līgumu klasifikātorā, kā vienu no papilanalītikām ir jānosaka - ieņēmumu posteņi (produkcijas veidi).  
Tādi4em līgumiem ir speciāli izstrādātas divas vunkcijas, kuras var iekļaut dokumenta aprakstītājā un, kuras (mēs ceram) jūtami atvieglos lietotāja darbu:

• WK7 - funkcija, kura aprēķina noteiktās nedēļas dienu mēnesī. Piemēram:
  • WK1 - aprēķina pirmdienu skaitu mēnesī
  • WK2 - aprēķina otrdienu skaitu mēnesī
  • .......
  • WK7 - aprēķina svētdienu skaitu mēnesī
• DAY - funkcija, kura aprēķina dienu skaitu mēnesī

Ņemiet vērā, ka rēķinu izstādīšanas dokumentā ir pieļaujamas sekojošas analītiskās uzskaites grupas:

• partneri;
• līgumi;
• valūta;
• papildanalītikas, kas ir noteiktas partnera kartītē vai līguma kartītē (ieņēmumu posteņi, produkcijas veidi u.t.t.);
• analītika - bez pārbaudes (ja rēķinu izstādīšanas dokumentā ir noteiktas funkcijas "ISN" vai "NUM") .

Previous