Ввод документов  АSMT web.

    ASMT ориентирована на реализацию (возможно внутреннее перемещение) - на работу менеджеров, продавцов. Соответственно введены определенные рамки -  документы можно вводить только за текущий день, номер документа не имеют права менять, каждому менеджеру определена своя группа реализации, в рамках которой он может работать.

   Практически все документы в системе вводятся одной функцией - "Ввод документов". Возможности пользователя, при вводе документов ограничиваются присвоенной ему санкцией доступа. Так при входе в эту функцию, пользователь видит список групп документов, доступных ему (а может не увидеть ничего). Пользователь выбирает нужную ему группу и на экране отражается список всех документов этой группы. Выбрав конкретный документ пользователь попадает в режим ввода документа.

Режим ввода документа: Сначала пользователь должен ввести общие данные по документу, а именно:

• Дату выписки документа. Гл. бухгалтер сам определяет, ( "Утилиты AS" функция "Характеристики системы"), можно-ли вводить  и корректировать документы задним числом и за сколько именно дней от текущей даты. Самому пользователю с санкцией гл. бухгалтера  доступны для ввода и коррекции, все документы начиная от последних остатков. Если документ вводиться будущей датой то он попадает в статус отложенных документов, и потом его надо перевести в балансовые. Но в любом случае нельзя ввести документ с датой больше текущей более чем на 5 дней.
• Номер вновь создаваемого документа формируется, автоматически, но у пользователя есть следующие возможности.
  • Просмотреть список документов по конкретной группе за заданную дату, для этого пользователь стоя на поле "дата ввода" должен нажать клавишу подсказки (левый Ctrl) или кликнуть по подсказке. Если пользователь выбирает из подсказки или задает вручную номер уже существующего документа, то система переходит либо в режим просмотра либо в режим редактирования (это зависит от выбранной даты) конкретного документа.
  • Задать нужный ему номер документа принудительно. Система проверит есть ли документ с таким номером за заданную дату, если есть перейдет в режим редактирования, если нет в режим ввода. Такая возможность полезна вот в каких случаях - допустим пользователь, по каким либо причинам удалил документ задним числом и хочет вернуть его на место, уже с измененными данными. В этом случае он вводит новый документ с той-же датой и номером, что и удаленный. Такой вариант не работает если задан режим не физического удаления документов, а перевода их в удаленные. В этом случае помочь может только гл. бухгалтер.
• Исходящий номер документа. Нужен ли он, это не мне решать. Но стоит учитывать, что для входящих документов он требуется в отчете о НДС, и вообще может выступать, как код специфической аналитической группы - "Без проверки". Если в номере исходящего документа указывается номер накладной то задавать его надо в виде: серия накладной - один или несколько пробелов - номер накладной. 
• Дата исходного документа. Данный реквизит появляется, если в соответствующем описателе документа проставлен необходимый признак. По умолчанию, данная дата равна дате ввода документа, но может быть изменена пользователем, но не может быть больше даты выписки документа. Данный реквизит идет в отчет о НДС.
• Основание выписки документа. По умолчанию, сюда попадает наименование описателя документа, но пользователь может менять это поле по своему усмотрению.

   Когда пользователь успешно ввел все общие данные по документу. На экране отражаются все проводки документа причем первая проводка переведена в режим ввода. Собственно все проводки документа уже определенны в описателе документа, и пользователь их менять почти что не может. То есть, если это определенно в описателе, система автоматически подменит счет конкретного материала или объекта основных фондов, в зависимости от партнера изменит счета НДС и т.п.
   Но начинает пользователь с ввода конкретных кодов аналитических групп, если таковые есть в проводке. Если аналитические группы по проводке присутствуют, они выводятся под конкретной проводкой. Пользователь должен заполнить их все, система проверит, и либо выдаст сообщение об ошибке, либо пропустит пользователя на этап ввода сумм. Повторное неправильное заполнение аналитик, приведет к пропуску конкретной проводки - система перейдет на следующую. По задействованным в документе кодам аналитических групп предусмотрены подсказки, которые вызываются либо нажатием клавиши левый Ctrl. либо на кликом на иконке подсказки.
   После успешного ввода кодов аналитических групп, система переходит в режим ввода данных  (количество, цена, сумма). Если конкретная проводка помечена символами "***" то эта проводка - множественная, т.е пользователь имеет возможность ввести много данных в рамках одной проводки, различаются данные кодами одной или двух аналитических групп (на самом деле проводок делается много, но они искусственно объединяются в одно целое - одну проводку).
   Когда все проводки документа обработаны, система запишет документ в базу и перейдет в режим редактирования конкретного документа. Соответственно появиться кнопка "Print". 
   Если пользователь желает ввести какой ни будь ввести документ или проводку, которой нет в системе, у него есть два пути:

• обратиться к гл. бухгалтеру :с просьбой ввести соответствующий документ в описатели системы ("Установки" -> "документы"
• ввести проводку с помощью бухгалтерской справки ("ввод документов" -> "бухгалтерские справки" -> "Свободная проводка"). Права особо сложный документ таким образом не сделаешь, но что-то сделать можно (При условии, что Ваша санкция доступа позволяет Вам входить в группу документов - "бухгалтерские справки".

Previous