Dokumentu ievads АSMT web.

    ASMT ir orientēta uz realizāciju (iespējama iekšējā pārvietošana) - menedžeru, pārdevēju darbam. Attiecīgi ir ieviesti noteiktie ierobežojumi: dokumentus drīkst ievadīt tikai par tekošo datumu, dokumentu numuru nav iespējams mainīt, katram menedžerim ir noteikta sava realizācijas grupa, kuras ietvaros tas var stradāt.

   Praktiski visi dokumenti sistēmā tiek ievadīti caur vienu funkciju - "Dokumentu ievads". Lietotāja iespējas pie dokumentu ievadīšanas ir ierobežotas ar tam piešķirto piekļūšanas sankciju. Lietotāja iespējas pie dokumentu ievadīšanas ir ierobežotas ar tam piešķirto piekļūšanas sankciju. Kad lietotājs ieiet dotajā funkcijā, tas redz tikai viņam piejamās dokumentu grupas (var arī neko neieraudzīt). Lietotājam ir jāizvēlās vajadzīgo grupu, un uz ekrāna tiek attēlots visu dotās grupas dokumentu saraksts. Izvēloties konkrētu dokumentu lietotājs pāriet dokumenta ievadīšanas režīmā.

Dokumenta ievadīšanas režīms: No sākuma lietotājam ir jaievada vispāpējie dokumenta dati, t.i.:

• Dokumenta izrakstīšanas datums. Galvenais grāmatvedis pats nosaka ("Utilities" funkcija "Sistēmu raksturojums") vai drīkst ievadīt un koriģēt dokumentus ar atpakaļ ejošu datumu un par cik dienām no tekošā datuma. Pašam lietotājam ar galv.grāmatveža piekļūšanas sankciju ir dokumentu ievadīšanas un koriģēšanas iespēja ar jebkuru datumu, sākot no pēdējo atlikumu izveidošanas. Gadījumā, ja dokuments tiek ievadīts ar nākamo datumu, tam piešķiras atliktā dokumenta statuss, un turpmāk to būs japārliek bilances dokumentos.  Bet, jebkurā gadījuma, dokumentu, kura datums ir vēlāks par tekošo par 5 dienām, ievadīt nav iespējams.
• Jaunizveidotā dokumenta numurs tiek formēts automātiski, bet lietotājam ir sekojošas iespējas:.
  • Pārlūkot konkrētas grupas dokumentu sarakstu par uzdoto datumu - lietotājam  stāvot uz lauka "ievadīšanas datums" ir jānospiež palīdzības taustiņš (kreisais Ctrl) vai  uzklikšķināt uz dokumenta numura palīdzības. Gadījumā, ja lietotājs izvēlās no palīdzības vai pats uzdod konkrētu jau eksistējošo dokumenta numuru, sistēma pāriet (atkarīgi no izvēlētā datuma) konkrēta dokumenta parlūka vai rediģēšanas režīmā.
  • Uzdot vajadzīgo numuru piespiedkārtā. Sistēma pārbaudīs, vai dokuments ar tādu numuru uz noteiktu datumu jau eksistē, tad ta pāries uz rediģēšanas režīmu, ja tāda nav - ievadīšanas režīmā. Dotā iespēja ļoti lietderīga sekojošos gadījumos: pieļausim, ka lietotājs ir izdzēsis dokumentu ar atpakaļ ejošu datumu un grib ievietot to vietā jau ar izmainītiem datiem. Šajā gadījumā lietotājs ievada jaunu dokumentu ar to pašu datumu un numuru, kā izdzēstajam. Tāds variants nav iespējams, ja ir uzdots ne fiziskais dokumentu izdzēšanas režīms, bet režīms to pārlikšanai atliktajos dzēstajos dokumentos. Pēdējā minētajā gadījumā vajag griezties pie galvenā grāmatveža..
• Dokumenta izejošais numurs. Vai tas ir vajadzīgs, - ne man spriest. Bet jāņem vērā, ka ienākošo dokumentu numurs ir nepieciešams PVN atskaitēm, un var būt izmantots kā specifisks analītiskās grupas kods - "Bez pārbaudes". Gadījumā, ja izejošā dokumenta numurā tiek uzrādīts pavadzīmes numurs, tad tas ir jāievada sekojoši: pavadzīmes sērija, tad viena vai vairākas atstarpes, pavadzīmes numurs. 
• Izejošā dokumenta datums. Dotais rekvizīts parādās tai gadījumā, ja attiecīgajā dokumenta aprakstītājā ir uzdota nepieciešamā pazīme. Pēc noklusēšanas dotais datums atbilst dokumenta ievadīšanas datumam, bet lietotājs to var izmainīt, tikai ne uz vecāku par dokumenta izrakstīšanas datumu. Šis rekvizīts tiek iekļauts PVN atskaitē.
• Dokumenta izrakstīšanas pamatojums. Pēc noklusēšanas dotajā laukā tiek ievietots dokumenta aprakstītāja nosaukums, bet lietotajam ir iespēja mainīt šī lauka nosaukumu pēc savas izvēles.

   Kad lietotājs ir veiksmīgi ievadījis vispārējos dokumenta datus, uz ekrāna parādās visi dokumenta kontējumi, pie kam pirmais kontējums ir pārvests ievadīšanas režīmā. Visi kontējumi ir jau uzdoti dokumenta aprakstītājā, un lietotājam nav iespējas tos mainīt, t.i. to kas ir uzdots attiecīgā dokumenta aprakstītājā, sistēma automātiski nomainīs: konkrētā materiāla vai pamatlīdzekļu objekta kontu, attiecīgi partnerim nomainīs PVN kontus un.t.t.
   Bet lietotājs sāk ar konkrētu analītisko grupu kodu, ja tie ir uzdoti kontējumā, ievadīšanu. gadījumā, ja kontējumā ir uzdoti analītiskie kodi, tie tiek izvadīti zem konkrēta kontējuma. Lietotājam ir jāaizpild tos visus, sistēma pārbaudīs un, vai nu izdos kļūdas paziņojumu, vai palaidīs lietotāju līdz summu ievadīšanai. Atkārtota nepareiza analītiku ievadīšana novedīš līdz konkrētā kontējuma palaišanai garām - sistēma pāries uz nākamo kontējumu.  Pa iekļautiem dokumentā analītiskiem kodiem ir paredzēta palīdzība, kuru var izsaukt ar kreiso taustiņu Ctrl vai uzklikšķinot uz palīdzības ikonas.
   Pēc veiksmīgas analītisko grupu kodu ievadīšanas, sistēma pāriet datu (daudzums, cena, summa) ievadīšanas režīmā. Ja konkrēts kontējums ir atzīmēts ar "***", tas nozīmē ka kontējums ir daudzējāds, t.i. lietotājam ir iespēja ievadīt datu viena kontējuma ietvaros daudz datu, kuri atšķiras ar vienas vai divu analītisko grupu kodiem (patiesībā tiek veidoti vairāki kontējumi, kuri mākslīgi ir apvienoti vienā veselā - vienā kontējumā).
   Kad visi dokumenta kontējumi ir apstrādāti, sistēma dokumentu ierakstīs datu bāzē un paries konkrēta dokumenta rediģēšanas režīmā. Attiecīgi uz ekrana parādīsies ikona "Print". 
   Ja lietotājs vēlas ievadīt kaut kādu dokumentu vai kontējumu, kura nav sistēmā, viņam ir divas iespējas:

• griezties pie galv.grāmatveža ar lūgumu ievadīt attiecīgo dokumentu sistēmas aprakstītājos ("Uzstādīšana" -> "Dokumenti");
• ievadīt dokumentu ar grāmatvedības izziņas palīdzību ("Dokumentu ievads" -> "Brīvā kontēšana (grāmatvedības izziņas)"). Tiesa, ka īpaši sarežģītu dokumentu tādā veidā neivadīt, bet kaut ko vienkaršu var izdarīt, ar nosacījumu, ka Jūsu piekļūšanas sankcija atļauj izmantot dokumentu grupu - "Grāmatvedības izziņas".

Previous